Egal, wie groß der Auftrag ist, den ein Handwerker, Planer oder Dienstleister für eine Bundesdienststelle übernimmt – er verpflichtet sich mit Beginn des kommenden Jahres dazu, eine E-Rechnung auszustellen und über die vorgesehene IT-Schnittstelle an den Rechnungsempfänger zu übermitteln. Denn ab 1. Jänner 2014 sind E-Rechnungen für alle Lieferanten des Bundes verpflichtend. Nur mehr Rechnungen im dafür vorgesehenen XML-Datenaustauschformat werden akzeptiert. Also Achtung: Ein per E-Mail verschicktes PDF ist KEINE elektronische Rechnung!

Warum E-Rechnungen?
Von der Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung verspricht sich Österreich enorme Einsparungspotenziale für Unternehmen und öffentliche Hand. Eine Studie im Auftrag der Wirtschaftskammer Österreich berechnet Nutzenpotenziale von 8 Mrd. Euro jährlich. Dies gilt freilich nur, wenn elektronische Rechnungen in einem einheitlichen strukturierten Format erzeugt, übermittelt und automatisch in die Buchhaltung des Rechnungsempfängers übernommen werden. Bereits seit Jahrzehnten ist dies im Zahlungsverkehr üblich; nun kommt es auch für die Rechnungsübermittlung.

Bürokratie abbauen
Um Bürokratie abzubauen und das Einsparpotenzial zu heben, beschäftigt sich der öffentliche Sektor bereits seit Jahren mit dem Thema E-Rechnung, sowohl auf europäischer und nationaler Ebene. Die Ergebnisse sind nun auf zwei unterschiedlichen Ebenen festgelegt: Im Umsatzsteuerrecht wurde die Gleichstellung von Papier- und elektronischen Rechnungen erreicht, sodass bei der E-Rechnung im Geschäftsverkehr keine zusätzlichen Formerfordernisse wie digitale Signaturen nötig sind. Andererseits sollen auch im öffentlichen Bereich die Bürokratie abgebaut werden und die Vorteile der E-Rechnung selbst genutzt werden. Nach Dänemark ist Österreich das zweite Land in der EU, das für Lieferanten des Bundes eine verpflichtende strukturierte E-Rechnung an den Bund vorsieht.

Mitarbeiter einbinden
Derzeit ist die Nutzung dieses neuen, ressourcenschonenden Verfahrens noch nicht allzu hoch, da zum optimalen Einsatz eine größere Prozessumstellung im Unternehmen selbst nötig ist. Dazu muss man die eigenen Mitarbeiter überzeugen, sich mit seinen Kunden und Lieferanten in Kontakt zu setzen, dort den richtigen Ansprechpartner zu finden und sich auf bisher scheinbar unbekanntes Terrain zu begeben. Daher belassen es bisher viele Unternehmen damit, Rechnungen statt auf Papier einfach als PDF-Dateien zu übermitteln. Dafür ist kaum technische Umsetzung nötig und alles bleibt beim Alten. Eine wirkliche Innovation ist damit aber nicht geschaffen worden, denn auf der Empfängerseite müssen die PDF-Rechnungen erst wieder mühsam abgetippt werden, sodass damit keine Automatisierung erreicht wird. Daher werden PDF-Rechnungen in Expertenkreisen auch gar nicht als E-Rechnungen, sondern als elektronifizierte Papierrechnungen bezeichnet. Ab 1. Jänner 2014 ist es damit für Dienstleister und Lieferanten der Bundes ohnehin vorbei: Sie müssen E-Rechnungen abliefern.

XML-Format
Das dafür in Österreich genutzte XML-Datenaustauschformat wurde gemeinsam mit der Softwarebranche entwickelt, von Wirtschaftskammer und Wirtschaftsministerium finanziert und ist offengelegt: Alle Informationen finden sich auf der Website www.ebinterface.at.
Die bei uns am meisten verwendeten Buchhaltungsprogramme können in ihren aktuellen Versionen meist schon ebInterface-XML-Dateien lesen und erzeugen.

Lesen Sie den gesamten Bericht in Ausgabe 12/2013 ab Seite 14.