Rund 28,5 Milliarden Rechnungsseiten werden jährlich auf dem Postweg in Europa versendet. Es ist an der Zeit, die digitalen Potenziale zu nutzen und endlich Schluss mit den Papierbergen zu machen. Die elektronische Rechnung hat sich bereits in vielen Branchen und Bereichen als sinnvolle Alternative zur Papierrechnung etabliert. Kosten- und Zeitaufwand sinken, der Umweltschutz rückt verstärkt in den Vordergrund. ZUGFeRD ist Bestandteil der umfassenden eBusiness-Strategie der GC-Gruppe, mit der die Digitalisierung der Branche vorangetrieben wird und die Kunden durch unterschiedliche innovative Tools im Tagesgeschäft bestmöglich unterstützt werden. Das neue einheitliche Rechnungsformat ZUGFeRD legt fest, wie Informationen in einer elektronischen Rechnung abgespeichert werden. Der Installateur erhält eine PDF-Datei, die gewohnt gelesen werden kann, aber auch mit dem maschinenlesbaren, eingebetteten XML-Teil zur automatischen Buchung und Archivierung im System sichtbar ist. Zudem ist sie als rechtsgültiges Dokument anerkannt.
Vorteile der E-Rechnung
Die digitale Rechnung zeichnet sich durch zahlreiche Vorteile aus, wie der reduzierte Papierverbrauch, der die Umwelt und das Klima schont oder der Entfall von Druck- und Portokosten. Durch das neue Rechnungsformat gehören Einscannen und Texterkennungsprozesse der Vergangenheit an, denn die E-Rechnung ist als PDF-Dokument jederzeit les-, druck- und speicherbar. Außerdem können Rechnungen direkt elektronisch geprüft und verarbeitet werden und sie müssen nur noch in elektronischer Form aufbewahrt werden. Dank der elektronischen Rechnung gibt es auch keine langen Postlaufzeiten mehr, so ergibt sich eine hohe Planungssicherheit für die Kunden.
Revisionssichere Archivierung
Zu den weiteren Stärken von ZUGFeRD zählt die revisionssichere Archivierung. Die PDF-Datei und der Buchungssatz sind fest miteinander verknüpft. Alle wesentlichen Informationen der Rechnung sind als XML-Code in die PDF-Datei eingebettet und gehen automatisch in die Buchhaltung ein. Erkennungsfehler sind damit ausgeschlossen, da kein Scan mehr nötig ist. So wird eine rein elektronische Archivierung möglich. Zudem kann mit ZUGFeRD der Eingangs- und Ausgangsprozess der Rechnungen weitgehend automatisiert werden. Manuelles Prüfen oder Scannen, etwa von Dokumenten, werden überflüssig, der Personalaufwand sinkt deutlich.
